In diesem Artikel möchten wir Sie über die E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland und die Umsetzung in conzept 16 informieren:
Ein Beispiel zur Erstellung einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format finden Sie in der CodeLibrary unter dem Namen ZUGFeRD_Basic.
E-Rechungspflicht
Gemäß dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 1. Januar 2025 eine verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmen) eingeführt. Zudem soll die E-Rechnung künftig auch im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft innerhalb der EU verpflichtend werden.
Durch das Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung neu definiert. Zukünftig (ab 2025) müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine rein bildhafte Darstellung der Rechnung (z.B. als PDF) genügt dann nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen strukturiert maschinenlesbar elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Die E-Rechnung basiert dabei auf einem XML-Datenformat, das im Wesentlichen der maschinellen Verarbeitung dient.
Welche Formate gibt es?
Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.
ZUGFeRD als hybrides Datenformat entspricht einer Rechnung im PDF/A-3-Format mit XML-Anhang und XMP-Metadaten. Das eigentliche PDF beschreibt dabei eine visuelle, also von Menschen verwertbare Darstellung der Rechnung. Der XML-Anhang hingegen beschreibt eine standardisierte, also von Maschinen verwertbare Darstellung der Rechnung. Dabei können verschiedene Profile gewählt werden, die den Detailgrad der enthaltenen Informationen definieren.
Hinweis: Bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, wird künftig der strukturierte Teil maßgebend sein. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor.
Während in Deutschland das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) die Spezifikation ZUGFeRD für elektronische Rechnungen für Deutschland pflegt, übernimmt in Frankreich das FNFE-MPE (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) die Pflege der Spezifikation Factur-X für elektronische Rechnungen in Frankreich.
Im Jahr 2020 wurde ZUGFeRD an Factur-X angeglichen.
Ist ein Layout bei einer ZUGFeRD-Rechnung vorgeschrieben?
Bei ZUGFeRD-Rechnungen gibt es keine festgelegten Formatierungen oder Layouts für die PDF-Datei. Allerdings müssen alle relevanten Rechnungs- und Profildaten sowohl in der PDF-Datei als auch in der XML-Datei (als inhaltlichem Mehrstück) enthalten sein.
Die Struktur der eingebetteten XML-Datei ist festgelegt und individuelle Anpassungen sind nicht vorgesehen.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
Es gibt fünf ZUGFeRD-Profile darunter BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED, die sich im Umfang der standardisierten Daten und in Bezug auf die Rechnungskonformität gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheiden. Um EU-konforme elektronische Rechnungen zu erstellen, ist die Rechnungsstellung mit dem Profil EN 16931 zu empfehlen.
Das EN 16931 (COMFORT) Profil bildet die EN 16931-1 vollständig ab und fokussiert auf Kernelemente einer elektronischen Rechnung.
Sollten die Bedürfnisse Ihrer Kunden durch das EN-16931 Format nicht vollständig abgedeckt werden können, empfiehlt sich das Profil EXTENDED. Dies ist eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse (Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird, strukturierte Zahlungsbedingungen, weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lager-haltung etc.).
Eine Beschreibungen der ZUGFeRD-Profile finden sie unter: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq
ZUGFeRD in conzept 16
Bereits seit der Version 5.8.06 bietet conzept 16 die Möglichkeit elektronische Rechnungen nach der ZUGFeRD-Spezifikation zu erstellen, wie im Artikel ZUGFeRD mit conzept 16 erläutert.
In der CodeLibrary befindet sich ein Beispiel zur Erstellung einer ZUGFeRD E-Rechnung namens ZUGFeRD_Basic.
In der Version ZUGFeRD 2.2 vom 01.03.2022 wurden dem Profil EXTENDED wichtige Elemente hinzugefügt, um die Interoperabilität mit Order-X zu verbessern. Zudem wurde die Dokumentation weiter vereinheitlicht, um die gemeinsame Herkunft der beiden Formate hervorzuheben.
Mit der Version ZUGFeRD 2.3 hat sich die Validierung des Profils EXTENDED geändert. In Version 2.3.2 sind Rundungsungenauigkeiten im Profil EXTENDED zulässig, in allen Vorgängerversionen nicht. Anwendern von ZUGFeRD EXTENDED wird daher dringend empfohlen ein Update auf die aktuelle Version durchzuführen.
Das Release-Package von ZUGFeRD Version 2.3.2 können Sie – nach einer Registrierung – auf der Seite von FeRD unter: https://www.ferd-net.de/publikationen-produkte/publikationen/detailseite/zugferd-232-deutsch kostenlos herunterladen.
Wie unterscheiden sich die ZUGFeRD Versionen in der Umsetzung?
Aus technischer Sicht unterscheiden sich die ZUGFeRD Versionen in folgenden Merkmalen:
- Name des XML-Anhang Der Dateiname des XML-Anhangs variiert je nach Version:
- ZUGFeRD 1.0: ZUGFeRD-invoice.xml
- ZUGFeRD 2.0: zugferd-invoice.xml
- ZUGFeRD 2.1: factur-x.xml
- ZUGFeRD 2.2: factur-x.xml
- ZUGFeRD 2.3.2: factur-x.xml
- Struktur des XML-Anhang Einige Elemente der XML-Struktur haben verschiedene Namen oder Positionen, sind hinzugekommen bzw. weggefallen oder nur noch in einem detaillierteren Profil erlaubt.
- XMP-Metadaten Die Metadaten definieren unter anderem die Version und das Profil der gewählten Spezifikation.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine ZUGFeRD Rechnung valide ist?
Um die Korrektheit der XML-Struktur sicherzustellen, empfiehlt sich ein Blick in die jeweilige Spezifikation. Dort werden die einzelnen Elemente und eventuelle Abhängigkeiten im Detail beschrieben. Außerdem sind in den Info-Paketen XML-Schemata enthalten, mit denen die XML-Daten validiert werden können. Dabei ist allerdings zu beachten, dass dabei nicht jeder Fehler erkannt werden kann! Um dennoch die Konformität in Gänze zu überprüfen, stellt das ZUGFeRD Community Portal, ZF/FX Validation einen Dienst bereit, mit dem – nach einer Registrierung – das komplette PDF-Dokument auf Konformität mit der Spezifikation überprüft werden kann.
In conzept 16 ist beim Einfügen des XML-Anhangs zum PDF-Dokument auf den zur ZUGFeRD-Version gehörigen Namen zu achten:
// PDF nach ZUGFeRD 1.0
tPDF->PdfAttachFile('ZUGFeRD-invoice.xml', _PdfAttachAssociateZUGFeRD);
// PDF nach ZUGFeRD 2.0
tPDF->PdfAttachFile('zugferd-invoice.xml', _PdfAttachAssociateZUGFeRD);
// PDF nach ZUGFeRD 2.1
tPDF->PdfAttachFile('factur-x.xml', _PdfAttachAssociateZUGFeRD);
// PDF nach ZUGFeRD 2.2
tPDF->PdfAttachFile('factur-x.xml', _PdfAttachAssociateZUGFeRD);
// PDF nach ZUGFeRD 2.3.2
tPDF->PdfAttachFile('factur-x.xml', _PdfAttachAssociateZUGFeRD);Für die Einbettung der zur gewählten Spezifikation passenden XMP-Metadaten sorgt conzept 16 automatisch beim Speichern des PDF-Dokuments. In conzept 16 ist es dabei möglich, neben dem Profil auch die Version der Spezifikation zu bestimmen:
// PDF nach ZUGFeRD 1.0 mit Profil Basic erzeugen
tPDF->PdfClose('Rechnung.pdf', _PdfModePdfZUGFeRD10 | _PdfModePdfZUGFeRDBasic);
// PDF nach ZUGFeRD 2.0 mit Profil Comfort erzeugen
tPDF->PdfClose('Rechnung.pdf', _PdfModePdfZUGFeRD20 | _PdfModePdfZUGFeRDComfort);
// PDF nach ZUGFeRD 2.1 mit Profil Extended erzeugen
tPDF->PdfClose('Rechnung.pdf', _PdfModePdfZUGFeRD21 | _PdfModePdfZUGFeRDExtended);
// PDF nach ZUGFeRD 2.2 mit Profil Comfort erzeugen
tPDF->PdfClose('Rechnung.pdf', _PdfModePdfZUGFeRD21 | _PdfModePdfZUGFeRDComfort);
// PDF nach ZUGFeRD 2.3.2 mit Profil Comfort erzeugen
tPDF->PdfClose('Rechnung.pdf', _PdfModePdfZUGFeRD21 | _PdfModePdfZUGFeRDComfort);Da sich die Metadaten in den ZUGFeRD Versionen 2.1, 2.2 und 2.3.2 nicht unterscheiden, kann mit der Option _PdfModePdfZUGFeRD21 auch ein ZUGFeRD 2.3.2 PDF-Dokument erzeugt werden.
Kommen bei Ihnen im Unternehmen bereits elektronische Rechnungen zum Einsatz? Setzen Sie auf ZUGFeRD oder eine andere Lösung?
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Für Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support.