Effizientes Dokumentenmanagement bei Schweizer Zulieferunternehmen

Kontinuierliche Wachstumsraten führten bei Bomatec dazu, dass die Zahl der Dokumente im Unternehmen in den letzten Jahren stetig zunahm. Um den Kunden trotz steigender Datenmengen weiterhin optimalen Service zu bieten, setzt der Schweizer Zulieferer auf das Archivierungs-, Dokumentenmanagement- und Workflow-System ArcFlow.

Die Bomatec AG hat sich als Handels-, Beratungs- und Entwicklungshaus auf Magnettechnik, Sensorik und Antriebstechnik spezialisiert. Zu den rund 1.100 Kunden des Schweizer Handelshauses zählen unter anderem Unternehmen aus den Bereichen Automobilindustrie, Industrieelektronik, Apparate- und Maschinenbau, Medizin- und Antriebstechnik sowie Windkraftanlagen. Dabei arbeitet das Unternehmen eng mit namhaften Herstellern aus Asien, USA und Deutschland zusammen wie beispielsweise Tamagawa Seiki und BEI Duncan Electronics/BEI Kimco Magnetics. Neben der Hauptniederlassung in Höri in der Schweiz verfügt Bomatec über einen weiteren Standort in China, wo die Evaluierung und Auditierung der Lieferpartner erfolgt und ein eigenes Qualitätslabor betrieben wird.

Fehlender Überblick durch steigende Datenmengen

Für ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen wie Bomatec ist es wichtig, jederzeit schnell und flexibel am Markt zu agieren. Um Anfragen zügig zu bearbeiten, ist eine ständige Einsicht in die verschiedenen Kundenprojekte Voraussetzung. Noch vor etwa zwei Jahren bewahrte Bomatec sämtliche Dokumente in traditionellen Laufmappen auf. Mit dieser Lösung stieß das Schweizer Unternehmen jedoch bald an seine Grenzen. Nicht zuletzt deshalb, weil durch das Wachstum – 2006 verbuchte Bomatec ein Umsatzplus von 30 Prozent – auch die Anzahl der Dokumente kontinuierlich anstieg. „Oft waren die Mappen gerade dann nicht auffindbar, wenn man sie dringend gebraucht hätte – beispielsweise, wenn wir einem Kunden am Telefon Auskunft über den aktuellen Projektstand geben wollten“, schildert Markus Bolliger, Geschäftsführer der Bomatec AG, die Situation. „Die Laufmappen schränkten uns in unserem Arbeitsablauf ein und gaben uns nicht den erforderlichen Überblick. Durch die ständige Suche nach Informationen verloren wir viel Zeit, waren wenig flexibel am Telefon und konnten nicht kompetent Auskunft geben. Wir waren deshalb auf eine Lösung angewiesen, die uns an dieser Stelle weiterbringt.“

2004 hörte das Schweizer Handelshaus über den ArcFlow-Vertriebspartner BEL Büro Elektronik AG zum ersten Mal von dem Anbieter ArcFlow und seinem gleichnamigen Dokumentenmanagement-System (DMS). Im Laufe des Jahres 2005 wurde die Notwendigkeit einer Dokumentenmanagement-Lösung immer deutlicher. „Wir vereinbarten einen Termin mit ArcFlow, bei dem wir unsere Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System präsentierten“, so der Geschäftsführer. „Diese Wünsche wurden so offen aufgenommen, dass wir uns schon wenige Tage nach dem Termin dafür entschieden, in Zukunft mit dem Hersteller zusammenzuarbeiten.“

Das war im August 2005. Die Installation des Systems erfolgte bereits kurz nach der Entscheidung. Innerhalb von zwei Tagen war ArcFlow ohne großen Aufwand in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert. Ebenso schnell erfolgte die Schulung der Mitarbeiter. Ziel war es zunächst, das System vollständig den Anforderungen und Wünschen Bomatecs anzupassen. In enger Zusammenarbeit mit dem DMS-Anbieter wurden diese Erwartungen schrittweise umgesetzt. So wurde beispielsweise die Arbeitsmappenstruktur in ArcFlow an die zuvor bestehende Ablagestruktur angelehnt, so dass die Mitarbeiter ihre Dokumente weiterhin in Office bearbeiten können. Bei den Anpassungen war jedoch wichtig, keine Elemente zu beeinflussen, die zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften notwendig sind. „Unsere Wünsche wurden im Rahmen einer sehr schönen und intensiven Zusammenarbeit mit ArcFlow realisiert“, berichtet Markus Bolliger. „Der DMS-Anbieter hat alle unsere Anliegen angenommen und sehr kurzfristig umgesetzt. Es gibt selten Kooperationen im IT-Bereich, die so gut klappen und Spaß machen.“

Langsame Umstellung zum papierlosen Büro

Auch den Mitarbeitern blieb genügend Zeit, um sich von den klassischen Papierdokumenten zu verabschieden und auf ArcFlow umzusteigen. Der Stichtag für den endgültigen Umstieg war etwa ein Jahr nach der Einführung am 1. September 2006. Die Umstellung fiel nicht jedem Angestellten leicht. „Die Bedienung ist einfach“, erläutert Markus Bolliger. „Aber für die Mitarbeiter bedeutet es natürlich eine ganz klare Veränderung, nicht mehr mit Papierdokumenten, sondern nur noch mit dem System zu arbeiten. Und einige tun sich dabei etwas schwer, weil sie das Papier nicht mehr physisch in den Händen halten.“

Den Anfang machte die Auftragsbearbeitung. Dabei werden sämtliche Angebote sowie Anfragen von Lieferanten zunächst im ERP-System OPACC One erfasst und kalkuliert. Startet Bomatec beispielsweise ein neues Kundenprojekt, wird dieses zunächst im ERP-System aufgenommen. Parallel dazu generiert ArcFlow eine Angebotsmappe, in der sämtliche, mit dem Projekt zusammenhängenden Dokumente abgelegt und verwaltet werden. Über die Eingabe von Stichwörtern lassen sich die Informationen schnell wieder finden. Darüber hinaus werden alle Dokumente revisionssicher archiviert.

„Mit ArcFlow haben wir unsere Dokumente im Griff“, so Markus Bolliger. „Wenn wir einen Anruf erhalten und dafür Informationen brauchen, können wir mit ArcFlow jederzeit auf diese Daten zugreifen und kompetent Auskunft geben. Das System ermöglicht uns eine wesentlich flexiblere Arbeitsweise hinsichtlich der zu verwaltenden Daten. Zudem bietet uns ArcFlow eine bessere Übersicht. Die Informationen stehen jedem Mitarbeiter zur Verfügung – und sie sind jederzeit überall abrufbar. Dadurch verbessert sich der Informations- und Arbeitsfluss erheblich.“

Neben der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten kommt bei Bomatec die Workflow-Funktion zum Einsatz. Der Workflow für ein Kundenangebot besteht beispielsweise aus den Arbeitsschritten Erfassen des Produkts und des Kunden im ERP-System, Anfrage an das Werk, eventuelles Nachfassen dieser Anfrage, Kalkulation des Angebots, Angebotsabgabe beim Kunden sowie erneutes Nachfassen bei fehlender Reaktion. Diese einzelnen Schritte sind entsprechend terminiert. Wird eine Aufgabe nicht erfüllt, versendet das System eine Terminerinnerung an den zuständigen Mitarbeiter oder an seinen Stellvertreter. Darüber hinaus erhält jeder Sachbearbeiter seine tägliche, individuelle Terminliste, die anzeigt, welche Projekte noch zu erledigen sind. Für ein Unternehmen wie Bomatec, das auf eine zügige und kontrollierte Auftragsabwicklung angewiesen ist, stellt die Workflow-Funktion das ideale Werkzeug dar. „Mit der Workflow-Funktion sind wir ständig über den aktuellen Stand unserer Projekte und Aufträge informiert“, erklärt Markus Bolliger. „Es entstehen keine Engpässe, und Liefertermine oder andere Informationen können nicht mehr vergessen werden. Denn wenn der zuständige Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllt hat, wird er freundlich daran erinnert. Damit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Die Workflow-Funktion ist eine gewisse Motivation für die Mitarbeiter. Zudem erleichtert sie die Arbeit und gewährleistet einen regelmäßigen Arbeitsfluss.“

Sicherheit und Hochverfügbarkeit durch Hot-Standby-Lösung

Bei Bomatec sind viele der in ArcFlow abgelegten Daten geschäftskritisch. Ein Datenverlust hätte daher für das Unternehmen unter Umständen schwerwiegende Folgen. ArcFlow integriert daher eine Hot-Standby-Lösung, die auf dem Datenbanksystem CONZEPT 16 basiert. Die Lösung besteht aus zwei autarken Rechnern, die beide als Datenbank-Server dienen und auf denen jeweils die originale Datenbank vorhanden ist. Abgeschlossene Transaktionen in der primären Datenbank werden automatisch in die sekundäre übertragen. Kommt es zum Ausfall eines Rechners, übernimmt sofort der zweite Rechner die Aufgaben und die Mitarbeiter bei Bomatec können ohne Verzögerung weiterarbeiten. Durch dieses System können auch Wartungen am Server zu normalen Geschäftszeiten durchgeführt werden, ohne die Anwender davon zu beeinflussen. „Es fließen so viele verschiedene Daten in ArcFlow ein, dass wir uns einen Datenverlust gar nicht leisten könnten“, erläutert Markus Bolliger. „Für uns stand deshalb nie zur Diskussion, ob wir eine Hot-Standby-Lösung implementieren oder nicht. Es war von Anfang an ein Muss. Denn nur so können wir sicher sein, dass unsere Daten nicht verloren gehen.“

Austausch des CRM-Systems

Mittlerweile arbeiten fast alle Mitarbeiter mit dem System. Für die 25 Angestellten in der Schweiz ist ArcFlow bereits Teil des täglichen Arbeitsablaufs geworden. Neben der Auftragsbearbeitung ist inzwischen auch die Verkaufs- und Projektabteilung auf ArcFlow umgestiegen. In Kürze sollen auch die allgemeine Administration sowie die Buchhaltung folgen. Darüber hinaus hat Bomatec bereits angefangen, sämtliche Daten aus dem Laborbereich in das System einfließen zu lassen.

„Wir betreiben in der Schweiz und in China ein Labor für die Qualitätssicherung unserer Magnete“, erklärt Bolliger. „Diese Daten müssen ebenfalls archiviert werden. Eine der nächsten Herausforderungen ist es daher, diese vollständig in ArcFlow einzubringen. Bislang wurden nur die Prüfberichte integriert, die wir entsprechend in den Arbeitsmappen ablegen, so dass wir jederzeit darauf zugreifen können. Was beispielsweise noch fehlt sind die Prüflaufpläne.“

Noch arbeiten ausschließlich die Mitarbeiter in der Schweiz mit ArcFlow. In Zukunft jedoch sollen auch die Angestellten in China auf das DMS zugreifen können. Darüber hinaus plant Bomatec, das aktuelle CRM-System ACT! durch ArcFlow zu ersetzen, da das alte CRM-System nicht mehr den Anforderungen Bomatecs an Kompatibilität entspricht. So ist momentan beispielsweise die Pflege zweier Adressstämme – sowohl im CRM- als auch im ERP-System – erforderlich. ArcFlow soll in Zukunft alle Kunden- und Lieferantendaten automatisch übernehmen. Dabei werden sämtliche Dokumente – zum Beispiel Korrespondenz in Form von E-Mails oder Telefongesprächen sowie Handnotizen – stets in Relation zur Firma oder entsprechenden Ansprechpartnern verwaltet und archiviert. Das ERP-System soll weiterhin die Grundlage bleiben.

„Das ist eine ganz tolle Erweiterung“, erklärt Markus Bolliger. „Damit schaffen wir eine fast vollständige Transparenz im Unternehmen. Alle Mitarbeiter können jederzeit sehen, was in der Vergangenheit gelaufen ist und welche Vereinbarungen es gibt. Diese Entwicklung des DMS zu sehen, ist sehr interessant und macht viel Spaß. Denn wir bringen Vorschläge und Ideen – und ArcFlow setzt alles daran, diese umzusetzen.“

Dass sich das System nach einem gewissen Zeitraum amortisiert hat, davon ist Markus Bolliger überzeugt. „Noch haben wir ArcFlow nicht lange genug im Einsatz, um den genauen Zeitpunkt der Amortisierung einschätzen zu können. Aber es wird uns definitiv Vorteile bringen.“

Fazit

Mit ArcFlow kann Bomatec sämtliche Dokumente flexibel verwalten. Zentrale Daten lassen sich schnell wiederfinden und das Unternehmen kann zügig auf Kundenanfragen reagieren. Darüber hinaus ist der Zulieferer ständig über den aktuellen Stand der Projekte und Aufträge informiert und ein regelmäßiger Arbeitsfluss wird gewährleistet. Das Unternehmen profitiert von effizienten und transparenten Geschäftsprozessen – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Bomatec.

www.arcflow.de
www.bomatec.ch