Warenwirtschaftslösung

Integrierte Warenwirtschaft beim Geschenkartikelhersteller NICI

„Grundsätzlich war für uns wichtig, daß sich das Programm sehr stark an die Bedürfnisse des Handels anpassen und auch individuelle Lösungen ohne großen Aufwand zulassen würde. Die Lösung sollte auf die Jahr-2000-Problematik vorbereitet sein und die Anforderungen an die EURO-Einführung abdecken. Außerdem wollten wir eine Kassenanbindung und die Integration von Geräten zur Mobilen Datenerfassung“, Markus Schwarz, EDV-Leiter, NICI GmbH.

Die allgemein angespannte Lage im Einzelhandel hinterläßt auch in der Geschenkartikelbranche ihre Spuren. Trotz eines nach wie vor hohen Markenbewußtseins sind vor allem niedrigpreisige Artikel bis 20 Mark gefragter denn je. Endverbraucher sparen, wo sie nur können, ohne auf Qualität verzichten zu wollen. Geschäftlicher Erfolg in diesem schwierigen Marktumfeld ist von intelligenter und integrierter Softwareunterstützung abhängig. Der Geschenkartikelhersteller NICI aus Altenkunstadt hat sich bei der Wahl seines neuen Warenwirtschaftssystems für manus von m.k. technics aus Dresden entschieden.

Die Situation im Einzelhandel ist seit Jahren angespannt. Stagnierenden Umsätzen steht ein immer härter werdender Wettbewerb gegenüber. Bei vielen Verbrauchern sitzt das Geld nicht mehr so locker wie vor einigen Jahren und ‚Schnäppchen‘ gewinnen eine zunehmend größere Bedeutung.

Innovationen sind gefragt

Viele Hersteller in der Geschenkartikelbranche suchen in einer Zeit der allgemeinen Konsumflaute ihr Heil in der Erschließung neuer Geschäftsfelder. Einer der besonders agilen Hersteller im ‚Schnäppchenmarkt‘ der Geschenkartikelbranche ist das Unternehmen NICI M+O Pfaff GmbH in Altenkunstadt. Seit 1988 im Markt, entwickelt, produziert und vertreibt das Unternehmen Geschenkartikel, Stofftiere und Accessoires und beschäftigt heute 120 Mitarbeiter.

Dabei ist ein großer Teil der Produktion ausgelagert. Die eigentliche Inhouse-Produktion macht nur 10 Prozent des Geschäftsvolumens aus. Unter den Wettbewerbern steht NICI nach eigenen Angaben heute in Deutschland in seinem Marktsegment mit einem Jahresumsatz von 60 Mio. Mark und 15 Prozent Marktanteil an zweiter Stelle. In den letzten zwei Jahren konnte das Unternehmen aus Altenkunstadt den Umsatz verdoppeln.

Die Gründe für den Erfolg sieht Geschäftsführer Helmut Meinhardt in einem ständigen Innovationswechsel in den Programmen, einer schnellen und prompten Lieferung sowie marktorientierten Verpackungseinheiten. Hinzu kommen ein kundenorientierter Service, interessante Händlerkalkulationen und eigene Shop- Investitionen.

Ein unvermindert wichtiger Bestandteil des Erfolgskonzeptes von NICI bleibt die Zusammenarbeit mit dem Facheinzelhandel. Dieser zieht sich mehr und mehr von eigenen riskanten Importen zurück. Auch die in Möbelhäusern immer häufiger integrierten Geschenkboutiquen erreichen einen starken Umsatz mit Geschenkartikeln. Der Trend geht in Richtung Erlebniskauf und Möbelhäuser bieten die entsprechenden räumlichen Präsentationsmöglichkeiten. Dabei setzen die Händler auf Lieferanten mit “Know How“.

Ohne leistungsfähige Warenwirtschaft geht nichts

Ohne ein leistungsfähiges Warenwirtschaftsprogramm wäre der Erfolg von NICI nicht möglich gewesen. Software entscheidet heute wesentlich über die Marktchancen eines Handelsunternehmens. NICI war seit 1995 auf der Suche nach einer neuen Warenwirtschaftssoftware, die unter den Betriebssystemen Windows 95 oder NT läuft. EDV-Leiter Markus Schwarz: „Die Lösung sollte auf die Jahr-2000-Problematik vorbereitet sein und die Anforderungen an die EURO-Einführung abdecken. Außerdem wollten wir eine Kassenanbindung und die Integration von Geräten zur Mobilen Datenerfassung (MDE). Weiter sollte die Software individuelle Provisionsabrechnungen und Electronic Data Interchange (EDI) erlauben. Grundsätzlich war für uns wichtig, daß sich das Programm sehr stark an die Bedürfnisse des Handels anpassen und auch individuelle Lösungen ohne großen Aufwand zulassen würde“.

Da das alte Warenwirtschaftssystem von moderner Hardware nicht mehr unterstützt wurde, nutzte man bei NICI die Chance, die gesamte EDV-Struktur zu erneuern und eine vollständige neue Client-/Server Hard- und Softwarearchitektur aufzubauen.

Der Entscheidung für manus ging ein sorgfältiger Auswahlprozeß voraus. Die von m.k. technics genannten Kundenreferenzen wurden durch Vorortbesuche eingehend geprüft. Insgesamt ergab sich eine breite Abdeckung des von NICI definierten Anforderungsprofils. Ausschlaggebend für die Entscheidung war auch die Tatsache, daß manus auf unterschiedlichen Betriebssystemplattformen lauffähig war. Nicht zuletzt wollte man einen Partner für eine langfristige Zusammenarbeit: Markus Schwarz: „Wichtig war für uns auch, daß wir davon ausgehen konnten, daß der Support des Produktes durch den schon seit Jahren am Markt bestehenden Anbieter auch in Zukunft sichergestellt sein würde“.

Die weitgehende Spezialisierung von m.k. technics und manus auf Handelsunternehmen sowie die Verfügbarkeit vieler Schnittstellen für Datentransfers sprachen für die erwartete Praxistauglichkeit.

Besondere Anforderungen

An Warenwirtschaftssoftware werden bei NICI eine Reihe von besonderen Anforderungen gestellt. So müssen sich mehrere Einzelbelege zu Rechnungen und Aufträgen zusammenfassen lassen. Beliebig viele Lieferanschriften müssen einer Rechnungsanschrift und Handelsvertreter auf jeden Anschriftentyp zugeordnet werden können. Neben diesen Funktionen ermöglicht manus umfangreiche Selektionsmöglichkeiten bei der automatischen Generierung von Aufträgen für den Versand. Mit Hilfe dieser Selektionsfunktion lassen sich etwa VIP-Kunden bevorzugen oder spezifische Saisonaufträge zu Weihnachten oder Ostern planen. Rückstände und sonstige offene Aufträge von Kunden können aus Gründen der Versandkostenersparnis zusammengefaßt werden.

Sorgfalt bei der Einführung sichert Erfolg

Im zweiten Halbjahr 1997 wurden intensive Vorgespräche geführt, die Projektplanung vorbereitet und Tests durchgeführt. Die endgültige Installation begann im Dezember 1997, der offizielle Start der Anwendung war der 7. Januar 1998. Im Zuge der endgültigen Installation wurden auch die noch nötigen Formular- und Druckeranpassungen vorgenommen. Darüber hinaus wurden der Versandplatz und diverse Arbeitsabläufe nochmals individuell angepaßt, die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung von HOBA, die ebenfalls auf der Datenbank CONZEPT 16 von vectorsoft basiert, geprüft und eingerichtet. Der weitere Verlauf in den Folgemonaten war bestimmt durch Umstrukturierung in den Arbeitsabläufen, Verbesserungen und individuelle Anpassungen an die Anforderungen des Unternehmens (statistische Auswertungen, Infrastat usw.) Gleichzeitig wurden anfängliche Programm- und Nutzerfehler behoben.

Vor dem endgültigen Programmstart führte m.k. technics Schulungen für die Geschäfts- und EDV-Leitung durch. Die Programmeinführung für die anderen manus-Nutzer im Betrieb konnte dann betriebsintern an manus-Testversionen erfolgen. Dabei erwiesen sich 2-3-stündige Gruppenunterweisungen für die Einführung als ausreichend. Mit Hilfe der Testprogrammversionen hatte jeder Mitarbeiter später die Möglichkeit, das Erlernte am Arbeitsplatz weiter zu vertiefen.

Die Schulung der einzelnen Bereiche Auftragserfassung, Versandplatz, Lagerverwaltung, Statistik und Stammdatenverwaltung erfolgte in getrennten Gruppenschulungen von halbtägiger Länge. Die notwendige Gewöhnungs- und Einarbeitungszeit erwies sich, bedingt durch die sehr einfache Handhabung des Programmpaketes manus, als kurz. Bereits nach wenigen Wochen war eine breite Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreicht.

Kaufmännische Komplettlösung

manus wird heute im Hause NICI für sämtliche kaufmännischen Aufgabenbereiche eingesetzt: Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung, Einkauf, Versand, Infrastat, Kalkulation-/Preisfindung, Provisions-, Lizenz u. Bonusabrechnungen, Filialverwaltung und –belieferung. Auch Teile der Finanzplanung und statistische Auswertungen für Artikelanalysen werden mit manus durchgeführt.

In der täglichen Anwendung erwies sich die Warenwirtschaft von m.k. technics als einfach in der Handhabung. Von den 120 NICI-Mitarbeitern arbeiten fast die Hälfte regelmäßig mit dem Anwendungsprogramm des Dresdner Softwarehauses. Neben manus wird mit der HOBA-Finanzbuchhaltung eine weitere Applikation auf Basis der Datenbank CONZEPT 16 von vectorsoft eingesetzt.

Optionen für die Zukunft

Bei der zu beobachtenden rasanten technischen Entwicklung im Groß- und Einzelhandel war für NICI die zukünftige Erweiterbarkeit von manus ein Kriterium von entscheidender Bedeutung. Schwarz: „Soweit wir bisher erkennen können, bietet uns manus auch in Hinblick auf die später geplante Kassenanbindung, die Integration von EDIFACT und E-Mail sowie zukünftiger Warehouse- und Internetanbindungen alle gewünschten Möglichkeiten. Überdies möchten wir die Warenwirtschaft in Zukunft um Importmodule für PPS, S.W.I.F.T. / LC und Containerverwaltung sowie Zollbelegverwaltung erweitern“. Selbstverständlich ist die SW-Lösung Auch die Warenwirtschaftslösung manus im Einsatz bei NICI kann noch weiter verbessert werden. So wünscht sich NICI in Zukunft eine bessere Integration verschiedener Währungen bei Außenhandelsgeschäften sowie zügigere Artikelauswertungen. NICI-Geschäftsführer Helmut Meinhardt ist zuversichtlich, daß die noch gewünschten Funktionalitäten von m.k. technics in naher Zukunft verwirklicht werden. Mit der Beratungsleistung des Partners m.k. technics und der durchgängig gut erreichbaren Hotline wurde hier eine gute Grundlage gelegt. Nach Aussagen von EDV-Leiter Schwarz und Geschäftsführer Meinhardt schuf die bisherige gute Zusammenarbeit das Vertrauen, die Anforderungen der Markt- und Geschäftsentwicklung auch in Zukunft gemeinsam erfolgreich bewältigen zu können.

www.manus-gmbh.com