Branchenlösung Verlagswesen

Der Verlag Blitz-Tip vernetzt Anzeigenverwaltung und Druckvorstufe mit Journal.

Wir bewältigen die Druckvorstufe jetzt fast mit der Hälfte des Personals und konnten die Kosten deutlich reduzieren. Mit der komplett EDV-basierten Lösung haben wir technologisch einen weiten Schritt nach vorne getan und uns für zukünftige Entwicklungen alle Optionen offen gehalten“, EDV-Abteilungsleiter Wolfgang Zeiger, Verlag Blitz-Tip.

Kostenlose Anzeigenblätter haben sich ihren festen Platz innerhalb der regionalen Medien erobert. Die Bekanntheit des im Verbreitungsgebiet Rhein-Main-Taunus erscheinenden Blitz-Tip erreicht mit 86,5 Prozent (*) nahezu die der Tageszeitungen FAZ und Frankfurter Rundschau. Durch die ausschließliche Finanzierung über Anzeigen und Beilagen ergeben sich besondere Anforderungen im kaufmännischen Bereich: Für jede Ausgabe müssen durchschnittlich 850 Annoncen abgewickelt werden, die in insgesamt 13 Teilausgaben mit unzähligen Belegungs- und Rabattkombinationen erscheinen. Durch den Anzeigenschluss am späten Nachmittag des Produktionstages ist zudem eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Anzeigenverwaltung und Druckvorstufe notwendig. Dies alles bewältigt der 1971 gegründete Verlag seit Anfang des Jahres mit einer integrierten, elektronischen Verlagslösung – und hält sich damit gleichzeitig Optionen für medienübergreifendes Publizieren offen.

Es ist Dienstag, 18.30 Uhr. In den Räumen von Satz 21, dem rechtlich selbständigen Satzbetrieb mit Sitz im ersten Stockwerk des Blitz-Tip-Verlagsgebäudes, herrscht Hochbetrieb. Fünf Mitarbeiter gestalten die letzten Anzeigen, führen Änderungen und Korrekturwünsche am Bildschirm aus und wandeln die Grafiken anschließend in eps-Dateien um. Im Umbruchraum nebenan besprechen Chefredakteur Peter Seipel, eine Anzeigenmitarbeiterin und drei Layoutern den Umbruch der aktuellen Blitz-Tip-Ausgabe. Die Titelseite steht bereits, jetzt geht es um die weitere Platzierung von Anzeigen und redaktionellem Text. Spät in der Nacht geht der elektronische Umbruch, durchschnittlich 80 Zeitungsseiten, als PDF-Dateien per ISDN-Leitung zu einer der beiden Vertragsdruckereien. Dort werden sie ausbelichtet und im Rollenoffset-Verfahren produziert. Der Terminplan bietet wenig Spielraum. Spätestens um 6.00 Uhr morgens müssen die Zeitungen bei den Austrägern sein, da viele Fahrer und Austräger nur über ein relativ enges Zeitfenster verfügen.

Der Blitz-Tip gehört mit einer Druckauflage von knapp einer Million Exemplaren zu den Marktführern für Anzeigenzeitungen in Deutschland. 1971 gegründet, wuchs die Auflagenzahl stetig, das Verbreitungsgebiet umfasst heute das gesamte Rhein-Main-Gebiet von Taunusstein im Westen, Neu-Anspach im Norden, Griesheim im Süden und Hanau im Osten. Im Verlag Blitz-Tip erscheinen mittwochs der Blitz-Tip, samstags 14-tägig der „kfz-kompass“ und als kostenlose Sonntagszeitung der „Äppler“ mit seiner Beilage dem „Äpfelchen“, das atomisierend sogar einzelne Straßenzüge zum Schwerpunkt macht. Während die kaufmännische Verwaltung und die Druckvorstufe seit dem 1. Januar 2000 im neuen Firmengebäude in Egelsbach untergebracht sind, übernehmen die Frankfurter Societäts Druckerei und das Druck- und Verlagshaus Frankfurt am Main die Herstellung der Publikationen. An die 100 Verlagsmitarbeiter und 2000 Austräger sorgen dafür, dass „Rosa Blättche“ & Co. pünktlich erscheinen und in den Briefkästen der Wohnbevölkerung landen.

Stockender Arbeitsfluss durch Insellösungen

Herzstück und gleichzeitig wirtschaftliche Basis des Verlages ist das Anzeigenmanagement-System. Bis Anfang 1999 arbeiteten die Mitarbeiter der Anzeigenabteilung mit einer selbstgestrickten EDV-Lösung auf Basis der Mittleren Datentechnik. Das Programm diente zur Erfassung der Anzeigen nach Größe, Platzierung und Preis. Zu jeder Anzeige hatten die Mitarbeiter anschließend per Hand ein Manuskript mit allen wesentlichen Angaben auszufüllen, das per Kurier an den externen Satzbetrieb überbracht und dort wieder in den Computer eingegeben wurde. Fließtextanzeigen wurden getrennt übertragen, dort nach Rubriken aggregiert und anschließend manuell in die Spiegelliste eingegeben. „Diese Vorgehensweise war sehr aufwendig, und es kam immer wieder vor, dass Anzeigen verloren gingen“, erinnert sich EDV-Abteilungsleiter Wolfgang Zeiger. „Zudem bemerkten wir viele Fehler erst sehr spät im Produktionsprozess, was unweigerlich zu Qualitätseinbußen führte.“ Die Computerlösung der Anzeigenverwaltung funktionierte überdies als Insellösung, das heißt es gab keine Schnittstellen zu den Layoutprogrammen, und die Druckvorlagenherstellung erfolgte noch mit dem Verfahren des Klebeumbruchs.

Die zunehmende Zahl an Verlagspublikationen und das damit steigende Arbeitspensum ließen die Verlagsleitung in den vergangenen Jahren immer öfter über eine rationelle Verknüpfung zwischen Anzeigenverwaltung und Produktion sowie über eine Optimierung des Workflows nachdenken. Weiteren Handlungsdruck übte die fehlende Jahr-2000-Fähigkeit des bestehenden EDV-Programms aus. Bei der Suche nach einer geeigneten Nachfolgelösung überzeugte Herrn Zeiger die Verlagslösung „Journal“ des Softwarehauses compass Informatik & Consulting. Bereits erste Besprechungen und Präsentationen hatten ergeben, dass die standardisierte Netzwerklösung des Mainzer Softwarehauses die gestellten Anforderungen von Blitz-Tip zu über 90 Prozent abdeckt und sich kostspielige individuelle Programmänderungen in Grenzen halten würden. Die Einführung des neuen Systems zur Anzeigenverwaltung bildete gleichzeitig den ersten Schritt der geplanten Umstellung auf einen durchgehenden digitalen Workflow mit elektronischem Ganzseitenumbruch sowie Datenbank-basiertem Publizieren. „Unser Ziel war es, Schritt für Schritt alle Arbeitsschritte elektronisch miteinander zu verknüpfen“, erläutert Wolfgang Zeiger die Unternehmensstrategie.

Der erste Schritt nach vorn

Mit Einführung der Verlagsmanagement-Software Journal verschwanden die ersten manuellen Arbeitsschritte. Für gestaltete Anzeigen erstellt das Programm jetzt automatisch ein DIN A4-seitiges Manuskript mit Objektname, Kundenname, Rechnungsadresse, Anzeigenmaßen, Platzierungswunsch, Text und Scribble sowie – ganz wichtig – der Manuskriptnummer, wodurch sich die Anzeige jederzeit in Kunden- und Ausgabenordnern zuordnen lässt. Kleinanzeigen werden auf den genauen Umfang ausgeschlossen und in den zugehörigen Rubriken abgelegt und gesammelt. Die Namensvergabe und Speicherung erfolgt automatisch ohne manuellen Eingriff, Wiederholungsanzeigen werden aus dem Kundenordner in den Ausgabenordner übertragen und dort geändert. Gespeichert werden nur die Originaldaten. Unzählige Kunden- und Kombirabatte für die 13 Teilausgaben von Blitz-Tip und den übrigen Objekten berechnet das Programm bereits während des Telefongesprächs mit dem Anzeigenkunden. Die Anzeigenaufträge der vier Außenstellen in Wiesbaden, Bad Homburg, Frankfurt und Hanau, die ebenfalls mit Journal arbeiten, gelangen über ISDN ohne weitere Bearbeitung in das System. Die Menge der hin und her geschaufelten Daten ist immens und setzt eine leistungsfähige Datenbankbasis mit schnellen Zugriffszeiten voraus: Trotz einer Größe von ... Mega Byte sichert die hinter der Anwendung stehende Datenbank CONZEPT 16-Zugriffszeiten im Zehntelsekundenbereich.

Am Produktionstag wird eine Spiegelliste erstellt, in der alle gebuchten Anzeigen nach Größen, Farben und Platzierungen aufgeführt und Kombinationen für unterschiedliche Teilausgaben vermerkt sind. Dieser Anstrich spiegelt aber nur geplante Werte wider. Aus produktionstechnischen Gründen können die Anzeigen kleiner, nur schwarz/weiß oder nicht wunschgemäß plaziert erscheinen. Diese Änderungen werden automatisch aus der Produktion an die Abrechnung gemeldet. Softwareseitige Unterstützung gibt es auch durch die Rechnungskontrolllisten: Ohne die Anzeigen nachzumessen, lassen sich Differenzen zwischen Druck und Anstrich ablesen und Preisnachlässe mit dem zuständigen Verkäufer abstimmen. Auf Knopfdruck startet das Programm die Fakturierung, wobei die Rechnungen versandfertig den Drucker verlassen.

Der digitale Kreislauf ist geschlossen

Von Anfang an war klar, dass die neue Software für die Anzeigenverwaltung nur ein Zwischenziel sein konnte. Den wirklichen Effizienzschub versprach sich der Verlag durch ein komplett elektronisches Produktionssystem mit elektronischem Ganzseitenumbruch bei dem alle produktionsrelevanten Daten in einer Datenbank gehalten werden. Der Zeitpunkt war gekommen, als zur Jahresmitte 1999 die Vereinbarung mit dem bestehenden Satzbetrieb auslief und ein neuer Partner gesucht wurde. Dass die Wahl wieder auf compass fiel, begründet Wolfgang Zeiger mit dem zwischenzeitlich entstandenen Vertrauen: „Wir waren mit der Einführung des Anzeigenmoduls von Journal trotz kleinerer Probleme durchaus zufrieden, so dass wir uns die Einführung der übrigen Programm-Komponenten sehr gut vorstellen konnten. Trotzdem besuchten wir einige Referenzkunden von compass, um uns alles im Detail anzuschauen.“ Mit der zweiten Stufe der EDV-Umstellung traf ein weiteres Ereignis zusammen: Der Umzug des Verlages von Frankfurt nach Egelsbach in ein Gebäude mit Büro- und Lagerfläche, dass genügend Raum bot, den Satz im eigenen Haus unterzubringen. „Offen war allerdings, ob wir den Satz selbst übernehmen oder outsourcen“, so EDV-Chef Zeiger. Am Ende fanden der Verlag Blitz-Tip und der Softwarehersteller compass eine für beide Seiten attraktive Lösung: compass gründete mit der hundertprozentigen Tochtergesellschaft Satz 21 einen Satzbetrieb, der die Software-Komponente Journal JPS und RedLine einsetzt und seine Dienstleistungen an Blitz-Tip verkauft. Gleichzeitig nutzt compass den Satzbetrieb als „Showroom“ für Neuinteressenten. Der Verlag Blitz-Tip profitiert von kurzen Wegen zwischen Anzeigenverwaltung und Satz und einer wesentlichen Vereinfachung der Kommunikationstechniken.

Seit dem 1. Januar 2000 ist das durchgehende elektronisches Konzept für Anzeigenverwaltung, Druckvorstufe und Fakturierung realisiert. Die elektronischen Manuskripte der Anzeigenabteilung stehen automatisch im Dateiverwaltungssystem JPS (JOURNAL Produktionssystem). Ein Doppelklick auf die Datei genügt, Quark-XPress startet automatisch und hat gebuchte Informationen wie Größe, Motive und Texte bereits im Quark-Dokument eingefügt. Nachdem die Anzeige gestaltet ist und die Korrektur durchlaufen hat, wird aus der Datei ein EPS-Format erstellt und unter automatischer Namensvergabe im JPS-System abgespeichert. Auf diese EPS-Dateien greift dann das elektronische Umbruch- und Redaktionssystem RedLine zu. Hier fließen Anzeigen und redaktionelle Beiträge zusammen und werden im Laufe der Woche Stück für Stück in die entsprechende Ausgabe eingeplant. Bereits gestaltete Anzeigen erscheinen im Umbruch mit Originalvorlage. Erfasste, aber noch nicht bearbeitete Inserate werden als farbige Flächen dargestellt. Rubrizierte Kleinanzeigen erscheinen als Artikel und werden wie diese auf den Spalten plaziert. „Die zeitversetzte Herstellung spart uns wertvolle Zeit am Produktionstag und erlaubt es, den Anzeigenschluss sehr nah an den Drucktermin zu rücken“, schildert Dirk Westenberger, Geschäftsführer von Satz 21. Als weitere Besonderheiten der neuen Lösung nennt er den Wegfall von Doppeltätigkeiten bei der Erfassung von Fließtexten und eine minimale Fehlerquote. „Das Programm kontrolliert regelmäßig den Bestand noch nicht bearbeiteter Anzeigen, so dass leere Rahmen im Umbruch vermieden werden.“

Geschlossen wird der elektronische Kreislauf im Verlag durch automatische Rückmeldungen des Produktionssystems an das Anzeigensystem. Über den elektronischen Anstrich werden alle platzierten Anzeigen mit Größe und Position an das kommerzielle System zurückgemeldet und bei der Fakturierung abgeglichen. Theoretisch könnten bereits am Erscheinungstag alle Rechnungen versandt werden. Dass die Briefe immer erst montags den Verlag verlassen, liegt an der gemeinsamen Abrechnung des mittwochs erscheinenden Blitz-Tip und der Sonntagszeitung Äppler.

Chancen und Potenzial

Den größten Vorteil der vollständig elektronischen Abwicklung sehen Zeiger und Westenberger aber in der beliebigen Verwertungsmöglichkeit einmal erfasster und gestalteter Anzeigen. Diese fließen nicht nur in beliebig viele Teilausgaben des Blitz-Tip, sie lassen sich auch in andere Objekte wie Äppler oder kfz-Kompass und das Internet ohne Mehraufwand übernehmen. Zeiger: „Momentan sind wir in der Planungsphase und überlegen, welche Funktionen das Internet übernehmen kann. Plausibel erscheint uns ein Händlerportal, über das unsere Anzeigenkunden die aktuelle Blitz-Tip-Ausgabe anschauen und die Platzierung ihrer Anzeige am Bildschirm prüfen können.“ Den Blitz-Tip eins zu eins ins Internet zu stellen hingegen ist nicht beabsichtigt. Eine weitere Nutzungsmöglichkeit der elektronisch vorgehaltenen Anzeigen bietet der Belegversand: Die veröffentlichte Anzeige wird einfach auf die Rechnung gedruckt und erspart die Handlingkosten von mindestens fünf DM pro Beleg. Beide Verantwortlichen sind sich sicher, dass die getätigten Soft- und Hardwareinvestitionen im Produktionsbereich von rund einer Million Mark innerhalb von zwei Jahren amortisiert sein werden. „Wir bewältigen die Druckvorstufe jetzt fast mit der Hälfte des Personals und konnten die Kosten deutlich reduzieren“, begründet Westenberger die Kalkulation. Für Zeiger ist der Investitionsaspekt ebenso wichtig wie die Kosten: „Mit der komplett EDV-basierten Lösung haben wir technologisch einen weiten Schritt nach vorne getan und uns für zukünftige Entwicklungen alle Optionen offen gehalten.“

www.compass-online.de
www.blitztip.de