Branchenlösung Pharma- und Medizintechnischer Bedarf

„Just in time“-Lieferung beim Ärztelieferanten Praxipharm

„Mit dem Einsatz der kaufmännischen Standardlösung seit 1996 konnte die Medikamentenlogistik entscheidend verbessert und der Zeitraum von der Bestellannahme bis zur Auslieferung vor Ort in 90 Prozent der Aufträge auf drei bis sechs Stunden reduziert werden. Die hohe Flexibilität des Programms kommt dabei dem Arbeitsfluss besonders zugute“, Hans Gisler, Geschäftsleiter der Praxispharm AG.

Die Praxipharm AG aus Teufen beliefert täglich über 100 Arztpraxen mit benötigten Medikamenten und medizintechnischem Bedarf. Hohe Anforderungen an die Dienstleistung stehen einer Bruttomarge von nur neun bis elf Prozent und einem von den Krankenkassen im Gesundheitswesen angestrebten Nullwachstum gegenüber. Dennoch konnte die Praxipharm in den vergangenen Jahren Umsatz und Gewinn jährlich um rund 30 Prozent steigern: Das siebenköpfige Team wickelt 90 Prozent der Arbeit mit der Warenwirtschaft openline ab, reduzierte dadurch den Verwaltungsaufwand und konnte die Lieferzeiten auf drei Stunden optimieren.

In der deutschsprachigen Schweiz geben die meisten Ärzte Arzneien direkt an ihre Patienten ab: Die sogenannte Selbstdispensation umfasst nicht nur Medikamente, sondern reicht bis hin zu Sonnenschutzcremes und Vitamintabletten. Wer an dem System teilnimmt, akzeptiert bei der Abrechnung der Behandlungen zum Teil niedrigere Tarife und verdient dafür zusätzlich durch den Verkauf von Pille & Co. Die Anforderungen an die Ärztelieferanten, die die tägliche Versorgung der Mediziner mit den benötigten Artikeln übernehmen, ist damit klar definiert: Schnell und zuverlässig müssen sie sein. Die Praxipharm AG, von vier Ärzten und drei Apothekern 1983 gegründet, ist von gut 20 Ärztelieferanten in der gesamten Schweiz die Nummer eins im Ostteil des Landes und beliefert über 100 Ärzte im Kanton Appenzell und den angrenzenden Gebieten. Pro Tag gehen 150 Bestellungen über mehrere tausend verschiedene Medikamente und Artikel bei dem Unternehmen ein – jeweils der Tagesbedarf eines Arztes inklusive Nachbestellungen. Für die Praxipharm AG bedeutet dies: Viele kleine Mengeneinheiten müssen in kürzester Zeit an viele Standorte transportiert werden.

Von Bestellung bis zur Auslieferung nur drei bis sechs Stunden

90 Prozent des Tagesgeschäftes regelt der Ärztelieferant über das Warenwirtschaftssystem openline des Systemhauses Solidata AG. Mit dem Einsatz der kaufmännischen Standardlösung seit 1996 konnte die Medikamentenlogistik entscheidend verbessert und der Zeitraum von der Bestellannahme bis zur Auslieferung vor Ort in 90 Prozent der Aufträge auf drei bis sechs Stunden reduziert werden. Die hohe Flexibilität des Programms kommt dabei dem Arbeitsfluss besonders zugute.

Alle Bestellungen können der Praxipharm online zugestellt werden und gehen automatisch in die Warenwirtschaft über. Das Programm generiert den Auftrag und überprüft, ob die bestellten Waren vorrätig sind oder geordert werden müssen. Sind alle Produkte da, erstellt die Software Rüst- und Lieferschein, druckt beide aus und bucht die dem Lager entnommene Menge in der Lagerverwaltung ab. Dort können weitere Informationen abgefragt werden: Über die Funktion „Bestellpunkt“ registriert das System den von Praxipharm pro Artikel definierten Mindestbestand im Lager und löst eine Bestellung aus, sobald dieser unterschritten wird. Über die „Bestellmenge“ wird bestimmt, wie viele Packungen jeweils mindestens nachbestellt werden sollen, um in den Genuss von Rabatten zu gelangen. Dazu kommen die Übersicht über den Lagerbestand, über reservierte, aber noch nicht ausgelieferte Mengen, über disponierbare Mengen (Lagerbestand abzüglich der reservierten Ware) und die bereits nachbestellte Menge. Praxipharm kooperiert mit allen in der Schweiz ansässigen Lieferanten und Herstellern und bezieht seine Produkte teilweise auch aus dem Ausland. Sind bestimmte Produkte nicht im Lager, wird automatisch per DFÜ über eine Schnittstelle die Bestellung an einen der Grosshändler generiert. Dabei berücksichtigt openline individuelle Vereinbarungen: Können bei einem Händler bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bestellte Waren noch am selben Tag geliefert werden, sammelt das Programm alle Bestellungen bis zu dieser Frist und setzt sie dann gemeinsam ab. Doch auch jede andere Variante ist einzustellen: die manuelle Bearbeitung der Aufträge als auch beispielsweise die automatische Bestellung jede volle Stunde bei den Händlern, die die Praxipharm vereinbarungsgemäss mehrmals täglich anfahren.

Optimierte Abläufe dank vollautomatischer Online-Abwicklung

Sind beim Grosshändler die Waren verfügbar, sendet dieser seine Bestätigung online zurück, und das Programm erstellt und druckt den Lieferschein für den bestellenden Arzt. Sind die Waren nicht oder nur teilweise lieferbar, meldet das Dialogfenster den aktuellen Status des Auftrages. Je nach der vom Anwender vorgenommenen Konfiguration kann das Programm nun die Bestellung automatisch dem nächstmöglichen Händler weitergeben, wobei unter allen möglichen Grosshändlern beliebig eine Wertigkeit vergeben werden kann, die das Programm nach und nach abarbeitet.

Ebenso kann der Anwender die manuelle Weiterbearbeitung auswählen. Möchte man nicht erfüllte Lieferungen zu einem späteren Zeitpunkt nochmals generieren, wird der Menüpunkt „Als Differenz bestehen bleiben“ gewählt. Sämtliche Einstellungen werden nur ein einziges Mal erfasst, laufen selbständig und entlasten damit die tägliche Administration. Alle Produkte, die schliesslich an die Ärzte ausgeliefert werden, werden automatisch in die Auftragsverwaltung übernommen und berechnet. Pro Auftragsposition werden die Restmenge (nicht lieferbar), Rüstmenge, Liefermenge, gelieferte und fakturierte Menge verwaltet, was gewährleistet, dass pro Auftrag beliebige Teilmengen geliefert werden können.

Das Gesamtvolumen der in der Schweiz zugelassenen Medikamente und Bedarfsartikel umfasst rund 100.000 Produkte, die openline auf seiner Datenbank verwaltet. Alle 14 Tage wird diese Liste über einen Datenträger aktualisiert. Da die Praxipharm ihren gesamten Betriebsablauf mit der EDV regelt, ist ein störungsfreier Lauf von besonderer Bedeutung. Dafür steht das Datenbanksystem CONZEPT 16, auf dessen Basis die Warenwirtschaft aufbaut. Die Datenbank des Herstellers vectorsoft garantiert besonders bei grossen Datenmengen konstant hohe Zugriffsgeschwindigkeiten.

Chargenverwaltung garantiert genaue Rückverfolgung

Ab 2001 wird mit einer Übergangsfrist von fünf Jahren die Rückverfolgung von Chargen vom Schweizer Gesetzgeber vorgeschrieben – eine Vorgabe, der openline bereits seit Jahren in einem eigenen Modul nachkommt. Da auf den Verpackungen kein Barcode vorhanden ist, vermerkt der Grosshändler auf dem Lieferschein die Chargennummer. Über seine Online-Auftragsbestätigung wird die Chargennummer automatisch eingelesen und dem Arzt, der die Lieferung erhält, zugeordnet.

Mit dem Einsatz der Software openline konnte die Praxipharm ihren Vorsprung vor der Konkurrenz ausbauen. Insgesamt wurde die Bearbeitungszeit pro Auftrag um rund 50 Prozent reduziert, das gesteigerte Geschäftsaufkommen konnte bis heute ohne weiteres Personal bewältigt werden. Trotz individueller Anpassungen ist die Software ein Standardprogramm und garantiert Investitionssicherheit für die Zukunft. Die parametrische Vorbelegung und der modulare Aufbau des Systems ermöglichten einen Kosten/Nutzen-optimierten Einstieg und gewährleisten ein stetiges Wachsen des Programms mit Grösse und Erfordernissen bei der Praxipharm AG.

www.openline.ch
www.praxipharm.ch