Branchenlösung Finanzmanagement

Finanzmanagement- und PPS-System auf derselben Datenbanktechnologie beim Antriebstechnik-Hersteller Mädler

„Das Programm wird ständig verbessert, die Datentransfers werden weiter optimiert. Durch die Hotline und die Fernwartung, mit der HOBA die Datenbankanwendung bei uns überprüfen kann, fühlen wir uns von unserem Softwarehersteller gut betreut“, Ada Bischoff, Leiterin Buchhaltung, Mädler GmbH.

Eine breite Produktpalette in der Produktion und im Handel bedeutet für das Rechnungswesen von Unternehmen ein großes Aufkommen an Buchungssätzen pro Tag. Wer wie die Mädler GmbH in Stuttgart Antriebselemente für den Maschinenbau an unterschiedlichen Standorten herstellt und ausliefert, muss auf leistungsfähige EDV-Systeme bauen. Daten aus der Produktion sollten dem Rechnungswesen zeitgleich zur Verfügung stehen und in der Finanzbuchhaltung rationell gebucht werden können.

Wie Finanzmanagementsystem und Produktionsplanungs- und Steuerungssystem bei Mädler auf derselben Datenbankbasis effiziente Datentransfers realisieren, beschreibt der folgende Beitrag.

Als Anbieter mit einer außerordentlich umfangreichen Produktpalette ist die Mädler GmbH in Stuttgart auf leistungsfähige EDV-Systeme angewiesen. Die Produktion und der technische Großhandel von Verzahnungselementen und Normteilen bis zur kompletten Getriebetechnik lassen das Volumen täglich zu verarbeitender Daten schnell anwachsen.

15.000 Artikel weist der Katalog des Handelsunternehmens mit Innendienst und Außendienst sowie eigener Produktion auf. Der Kundenstamm hat sich im vergangenen Jahr deutlich erhöht und umfasst heute 20.000 Einträge. Mädler ist mit seinen Produkten fest im deutschen Maschinenbau etabliert. Der Exportanteil wurde in den vergangenen Jahren auf zehn Prozent gesteigert. Beliefert werden Maschinenbauer, Konstrukteure oder auch die Automobilindustrie mit Ersatzteilen oder Maschinenteilen, die sowohl in die Produkte als auch in die Produktionsanlagen eingehen.

Mädler hat neben Maschinenteilen aus eigener Produktion zugekaufte Teile aus Fremdfertigung im Lieferprogramm. Auch Sonderanfertigungen nach Zeichnung gehören zum Leistungsspektrum. In Fertigungsstätten in Stuttgart und Hamburg läuft die eigene Herstellung. Die Produktionsbetriebe sind als 100%ige Tochter, bzw. das Hamburger Unternehmen Transnord mit 50%iger Beteiligung der Mädler GmbH angegliedert. In der Zentrale des traditionsreichen Unternehmens mit heute 90 Mitarbeitern wird das Rechnungswesen der Betriebseinheiten gesteuert. Buchhalterisch werden die beiden externen Produktionsbetriebe im Finanzmanagementsystem des Stammhauses als Mandanten mitgeführt. Finanzbuchhaltung, Controlling und Bilanzierung für drei eigenständige Firmen erfolgt zentral bei Mädler.

Große Datenbestände aus technischem Großhandel und Produktion laufen im Rechnungswesen zusammen

Die Konstellation im Teilegeschäft des technischen Großhandels bei einem großen Aufkommen täglicher Rechnungen mit verhältnismäßig kleinen Rechnungsbeträgen von durchschnittlich DM 300,-- ist Ursache für die entsprechend hohe Anzahl einzelner Buchungen pro Tag. Staffelpreise, Skonti, Zahlungsziele, etc. sorgen für zusätzliche Komplexität bei automatisierten Buchungsvorgängen. Pro Tag muss die Buchhaltung 250 Zahlungen für Offene Posten, sowohl auf Kreditoren- als auch auf Debitorenseite ausgleichen.

„Hauptanforderung an ein Finanzmanagementsystem für Mädler war die schnelle Verarbeitung dieses hohen Aufkommens an Offenen Posten. Weil die Buchung von Zahlungen an Offene Posten in der EDV von Hand gesteuert wird, muss das System die nötigen Arbeitsschritte vereinfachen, beschleunigen und benötigte Masken für die Weiterarbeit schnell wieder freigeben. Wenn ein Unternehmen wie Mädler die Abwicklung mit vier Fachkräften in der Buchhaltung bewältigen möchte, muss es ein Instrument zur Hand haben, das bei diesen Mengen einfach zu bedienen ist und unmittelbar reagiert. Schnelle Antwortzeiten sind da einfach ein Muss, damit Listen schnell aufgebaut werden können.“ beschreibt Claus-Peter Bauer, Geschäftsführer von HOBA EDV-Beratung, die Anforderungen an die Installation bei Mädler.

Gesucht wurde für die Buchhaltung eine einfach zu bedienende Software, die höchsten Anforderungen an fachmännische Buchführung genügen und durch Mandantenfähigkeit die Führung mehrerer steuerlich unabhängiger Betriebe ermöglichen sollte. Bei Mädler sind heute die Teilprogramme Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung des branchenunabhängigen Finanzmanagementsystems im Einsatz.

Einheitliche Datenbankbasis für Produktion und Buchhaltung sichert effizienten Datentransfer

Das Hoba-Finanzmangementsystem bei Mädler steht im täglichen Datenabgleich mit Apollo!, dem Produktionsplanungs- und Produktionssteuerungssystem des Heppenheimer Systemhauses NTS Vertriebsgesellschaft Mitte GmbH. Apollo! steuert die Auftragsverwaltung für Außen- und Innendienst sowie die Lieferung von den drei Standorten aus.

Die möglichst enge Anbindung der EDV für das Rechnungswesen an die PPS-Lösung wurde aufgrund der identischen Datenbankbasis erreicht. Das PPS-System und das Finanzmangementsystem basieren beide auf der relationalen Datenbank CONZEPT 16 von vectorsoft und kommunizieren über Schnittstellen. Die Applikationen sind multiplattformfähig und können in Client/Server-Umgebungen implementiert werden. CONZEPT 16 gewährleistet eine konstant hohe Zugriffsgeschwindigkeit auf gespeicherte Daten und Datensicherheit auch bei Verarbeitung umfangreicher Datenmengen.

Claus-Peter Bauer: „Weil gute Performance für das Hoba-Finanzmanagementsystem so wichtig ist, kommt als Basis nur eine Datenbank in Frage, die hier keine Kompromisse macht. Die hohe Performance unseres Produktes gewährleistet die Datenbank CONZEPT 16. Diese hohe Performance wird in vollem Umfang erst dann genutzt, wenn in der Buchhaltung zehn bis zwölf Personen Belege eingeben.“ Die Verarbeitungsgeschwindigkeit ist damit erste Voraussetzung für die Skalierbarkeit des Produkts und dessen Anpassung an das Wachstum von Unternehmen. Das System ist durchgängig mehrplatzfähig, so dass auch an gleichen Vorgängen parallel gearbeitet werden kann.

Bei Mädler ist inzwischen die grafische Version 4.0 des HOBA-Finanzmanagementsystems im NT-Netzwerk mit Windows 95 Clients installiert, angefangen wurde dort mit der 3.0. Allein die Fibu-Datenbank ist mittlerweile auf eine Größe von zwei Gigabyte angewachsen.

„Ad hoc“-Implementation einer neuen Fibu

Anhand einer Testversion, auf die probeweise einige Buchungssätze überspielt wurden, überprüfte die Leiterin des Personal- und Rechnungswesens der Mädler GmbH, Ada Bischoff, die Einsatzfähigkeit des Systems. Schnelle Verbuchung Offener Posten und spezielle Funktionalitäten wie deren deutliche Anzeige, eine schnell aufzurufende Übersicht über Zeitpunkt und Zahlungsart ausgestellter Rechnungen, sowie gute Abstimmungs- und Korrekturmöglichkeiten vor der Verbuchung der Offenen Posten im Stapel waren die Hauptkriterien. Die Hoba-Fibu überzeugte in der Frage der Offenen Posten-Verarbeitung ebenso wie in der einfachen Bedienung, den optimalen Suchmöglichkeiten innerhalb der gespeicherten Buchhaltungsdaten nach Rechnungsnummer, nach Betrag abzüglich Skontosatz, nach der Kundennummer oder der Unternehmensbezeichnung. Zahlreiche Funktionen für Auswertungen unterstützen die Controlling-Funktion der Anwendung.

Frau Bischoff: „Mit der Vorgängerlösung eines sehr bekannten Herstellers haben wir nicht einmal ein Jahr gearbeitet, weil wir überhaupt nicht zurechtkamen. Hauptschwierigkeit waren die extrem unübersichtlichen Journale, in denen die Buchungen verzeichnet werden. 14 Tage nach dem ersten Test haben wir uns entschlossen, vom Vorgängerprogramm auf das Hoba-Finanzmanagementsystem umzustellen.“

Nach Lizenznummern-Vergabe durch HOBA EDV-Beratung in Heppenheim portierte Frau Bischoff die Dateien selbst mit Hilfe von Handbuch und Support-Hotline auf die Testversion. „Die Einarbeitung war wirklich unkompliziert, weil das Programm sehr übersichtlich ist. Wir haben dann mitten im Monat – ungeachtet laufender Monatssummen und vor dem Monatsabschluss – unsere gesamten Daten selbständig auf die Testversion portiert und arbeiten seit September 1996 nur noch auf dem Hoba-Finanzmanagementsystem, zunächst ganz ohne Schulung“, berichtet Ada Bischoff. Schulungen für die vier Mitarbeiterinnen der Abteilung erfolgten nach der eigentlichen Umstellung, als mit dem System bereits gearbeitet wurde.

Datentransfers zwischen Finanzbuchhaltung und PPS-System

„Flaschenhals“ in der Zusammenarbeit von PPS- und Finanzmanagementsystem bei Mädler ist die Datenübernahme von Rechnungen in Verbindung mit Kostenstellen und von Offenen Posten aus Apolllo!. In der Fibu werden anhand der Belege die Positionen in den entsprechenden Konten ausgeglichen und die Daten wieder an das PPS System übergeben.

Bei der Datenübernahme werden pro Tag durchschnittlich mehr als 1.000 Datensätze vom PPS-System transferiert. Verglichen mit der Dateneinnahme durch Apollo! ist das die vierfache Menge. Umfangreiche Rechenoperationen entstehen durch Prüfungen der Datensätze auf Konsistenz und Vollständigkeit vor der Einnahme durch die Fibu. Belege werden dann getrennt nach einzelnen Rechnungspositionen wie Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag, Skonto, etc., verarbeitet und den jeweiligen Erlöskonten, den Offenen Posten-Konten und auch den Kostenstellen zugeschreiben.

Das Finanzmanagementsystem als Controlling-Instrument

Die Teilprogramme innerhalb des Finanzmanagementsystems sind vollständig integriert, so dass ohne Schnittstellen auf die entsprechenden Daten zugegriffen werden kann. Buchungen einer Kostenrechnung in der Finanzbuchhaltung gehen beispielsweise automatisch in die Kostenrechnung ein. Wenn in der Anlagenbuchhaltung Abschreibungen gebucht werden, können diese steuerrechtlich in die Finanzbuchhaltung oder kalkulatorisch in die Kostenrechnung transportiert werden.

In Kombination mit Auswertungsmöglichkeiten über die Daten aus dem PPS-System ist das Hoba-Finanzmanagementsystem ein leistungsfähiges Controlling-Instrument des betrieblichen Rechnungswesens. Alle Unternehmensbereiche, der Vertrieb, die Auftragsverwaltung oder die Kostenstellen, werden mit aktuellen Daten versorgt. Die Mitarbeiter sind über den Status ausgeglichener oder offener Zahlungen jedes Kunden informiert. Nachfassen und Mahnen gegenüber Debitoren bei fälligen Kundenrechnungen kann die Buchhaltung in der Offenen-Posten-Verwaltung automatisieren, auch wenn ein Lastschriftverfahren durchgeführt wird. Nach dem dritten Durchlauf werden Kundendatensätze von Hand gesperrt, so dass sie für einen Zugriff von Seiten des PPS-Systems nicht zur Verfügung stehen.

Auf der Kreditorenseite gibt die Fibu Vorschläge für die Zahlungen an Lieferanten aus. Der optimale Zahlzeitpunkt und die günstigste Menge an zu zahlenden Offenen Posten werden ermittelt, bevor Zahlungen automatisch angewiesen werden.

Pflege, Wartung und Support

Weil leistungsfähige Systeme kontinuierliche Pflege benötigen, bezieht Mädler über einen Wartungsvertrag regelmäßig alle Updates aus der Mailbox von HOBA. „Das Programm wird ständig verbessert, die Datentransfers werden weiter optimiert. Durch die Hotline und die Fernwartung, mit der HOBA die Datenbankanwendung bei uns überprüfen kann, fühlen wir uns von unserem Softwarehersteller gut betreut. Auch individuelle Anpassungen, die uns die Arbeit erleichtern, werden nachträglich eingearbeitet,“ beurteilt Frau Bischoff die Zusammenarbeit mit HOBA EDV-Beratung.

Die Umstellung auf den Euro war das Projekt des Jahresendes 1998. Das Euromodul von HOBA EDV-Beratung, das Kunden als Teil einer Eurostrategie angeboten wird, schafft die Voraussetzung für die Online-Umrechnung zwischen Währungen des EWS in Euro jeweils über festgelegte Umrechnungskurse in der Doppelwährungsphase und die Umstellung zum unternehmensintern festgelegten Stichtag. Die Jahr 2000-Fähigkeit ist seit zwei Jahren durchgängig integriert. Hoba garantiert dem Anwender, dass die Software in einer Jahr-2000-fähigen Umgebung korrekt arbeitet.

Anforderungsprofil des HOBA-Finanzmanagementsystems zum Einsatz bei Mädler GmbH

www.hobasoft.de
www.maedler.de