Branchenlösung Bäckereihandwerk

Produktions- und Filialsteuerung mit Online-Anbindung beim Erlanger Back-Filialist ‚Der Beck‘

„Seit 1996 hat ‚Der Beck‘ die Zahl seiner Filialen von 40 auf 80 verdoppelt. Solche Steigerungsraten sind nur mit einem leistungsfähigen EDV-System zu realisieren. Das jetzige System ist eine Komplettlösung: Die Warenwirtschaft ist integriert und auch der gesamte Einkauf wird damit gesteuert. Es ist nicht übertrieben, zu sagen, dass die Software ein Herzstück des Unternehmens ist“, Bernd Ratzel, Geschäftsführer Goecom Software, verantwortlich für die Einführung von Marvin bei ‚Der Beck‘.

Der Erlanger Back-Filialist ‚Der Beck‘ ist mit jetzt 80 Filialen der größte und auch expansivste Bäckereifachbetrieb im Raum Erlangen/Fürth. Bei der Produktions- und Filialsteuerung setzt ‚Der Beck‘ auf die Branchenlösung Merlin/Marvin des Kronauer Softwarehauses GOECOM. Damit werden die Bestellvorgänge aus den Filialen für den nächsten Tag online an die Zentrale übermittelt. Die leistungsfähige Datenbank im Hintergrund garantiert die zeitgerechte Abwicklung aller Planungs- und Steuerungsvorgänge.

Die Anpassung der Produktionssteuerung an die täglich wechselnden Abverkaufsschwankungen stellt vor allem in größeren Filialbetrieben hohe Anforderungen an die Steuerungssoftware im Hintergrund.

Planungsdaten müssen abends vorliegen

Je größer ein Filialsystem wird, desto entscheidender ist die zeitgerechte Abwicklung von Planungsabläufen. Am frühen Abend um 16.00/18.00 oder spätestens 19.00 müssen, je nach Betriebsgröße die Produktionsdaten vorliegen. Wenn die Produktionsdaten eine Stunde zu spät kommen, kann dies für die Produktion des nächsten Tages wirklich zu spät sein. Wenn bis 18.00 Uhr noch keine Papiere da sind, wird auf Verdacht produziert, mit einem dann erheblichen Risiko bezüglich der zu erwartenden Retouren. Für verschiedene Handelsketten wie REWE oder Lidl werden Abrechnungen erstellt, die speziell generiert werden müssen. Ausserdem gibt es Koppelungen zu Warenwirtschafts- und Fakturierungssystemen von grossen Discountern wie Aldi Norma oder Kupsch, auch diese arbeiten taggenau.

Das Kronauer Softwarehaus Goecom ist mit der Branchensoftware Merlin/Marvin einer der führenden Anbieter von Bäckereisoftware. Die Branchenlösung deckt sämtliche Grundfunktionen des Bäckereibetriebes ab. Dazu gehören Fakturierungsfunktionen wie Lieferschein, Rechnung, Fakturierung und Bestellabwicklung über alle für die Auslieferung wichtigen Logistikfunktionen wie Tourenplanung, Versandpapiere, Verteilerzettel, Packzettel, sowie die Produktion selbst betreffenden Funktionen wie Backpläne, Frosterzettel, Entnahmezettel, und Lagerentnahmeschein. Für die Verwaltung von Filialbetrieben kommt ein komplettes Filialmanagement hinzu. Funktionen des Filialmanagements sind die Kassenanbindung, MDE-Datenübertragung sowie die Schnittstellen zur eigentlichen Buchhaltung mit Finanzbuchhaltung, Kassenbuch, Lohnabrechnung und zu Verteilersystemen in der Logistik, die displaygesteuert arbeiten.

Entscheidend vor allem in größeren Filialbetrieben ist die tägliche Anpassung des Angebots an den Abverkauf. Hohe Verluste werden eingefahren, wenn die Belieferung nicht funktioniert. Nur wenn es gelingt, die tägliche Produktionsmenge flexibel dem schwankenden Bedarf anzupassen, lassen sich diese Verluste vermeiden. Ratzel: „Wenn etwa die Retourenquote um 5 Prozent steigt, bedeutet das für einen Filialbetrieb in der Größenordnung von ‚Der Beck‘ einen Verlust in sechsstelliger Höhe."

Filialen online angebunden

Deshalb sind die Zentralen der meisten großen Filialbäckereien wie ‚Der Beck‘ in Erlangen mit Ihren Verkaufsfilialen über DFÜ online verbunden. Bei ‚Der Beck‘ bestehen sogar zwei Arten von Anbindung: Zum einen eine Kassenkopplung, mit der alle Kassen der Filialen per Datenleitung mit der Zentrale verbunden sind. Über diese gehen automatisch sämtliche Umsatzzahlen, Abverkaufszahlen und Frequenzberichte an den Server in der Zentrale. Die Daten werden von Merlin/Marwin für die Filialkontrolle und die Auswertung verarbeitet. Dazu gehört die Leistungsauswertung und die Deckungsbeitragsrechnung.

Das zweite System ist ein MDE-System, ein Dateneingabesystem über das die Bestellabwicklung läuft, sowie sämtliche Inventur- und Retour-Abwicklungen, die ebenfalls über DFÜ an die Zentrale übermittelt werden. Der durch die Datenfernübertragung verursachte Personalaufwand ist bei ‚Der Beck‘ sehr gering: Nur eine einzige Person ist für die reibungslose Funktion der Rechner und Modems verantwortlich. Ratzel: „Um 16.00 Uhr ist die Deadline für die Filialbestellungen. Wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Bestellungen per DFÜ in der Zentrale eingelaufen sind, hat der Büromitarbeiter noch ausreichend Zeit, um bei den Filialen nachzuhaken, die noch keine Bestellung geliefert haben“.

Produktionssteuerung liegt in der Hand der Filialmitarbeiter

Die Produktion des Folgetages liegt in den Händen der Mitarbeiter der Filiale vor Ort. Die Verkäuferinnen geben in Ihre MDE-Terminals Bestellungen für den nächsten Tag ein. Als Planungshilfe stehen ihnen Vorschlagslisten des Zentralsystems zur Verfügung, die die Lieferungen und Retouren der letzten Woche oder von Vergleichszeiträumen ausgewertet haben. Dabei müssen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Filiale nicht mit komplizierten Masken herumschlagen, sondern können sich dank eines einfach strukturierten Programms und eines übersichtlichen Vierzeilen-Displays voll auf die Bestelleingabe konzentrieren. Ratzel: „Abschliessend rufen sie das Modem auf und geben den Befehl 'Daten an die Zentrale senden‘. Damit ist der Vorgang für sie abgeschlossen“. In der Zentrale werden die Daten entgegengenommen, geprüft ob es Fehlbestellungen gibt, ob Fehlmengen vorhanden sind oder ob die Bestelleinheiten eingehalten werden. Das Programm prüft automatisch die Richtigkeit der Eingaben. Ratzel: „Wenn die Filiale sonst etwa 1000 Brötchen braucht und jetzt werden 10.000 bestellt, wird das vom Programm erkannt“.

Worst case erprobt

Auch ein sehr sicheres Datensystem ist vor höherer Gewalt nicht geschützt, denn Hardwareausfälle lassen sich nicht zu hundert Prozent ausschliessen. Wie so oft ist auch hier der Mensch das schwächste Glied in der Kette. Über einen solchen Fall kann Bernd Ratzel beim Erlanger Bäckerei-Filialisten berichten: „Der Worst Case ist beim Kunden bereits eingetreten. Bei der Installation einer neuen Telefonanlage hatte der Telekom-Installationstechniker den Server abrupt vom Netz genommen. Zwei Tage haben wir dann mit einem Notsystem gearbeitet, bis die Datenbank wieder restauriert war. Zwei Tage erscheint lange, aber die Datenbank hatte damals einen Umfang von 1,8 Gigabyte. Insgesamt haben wir 16-18 Stunden benötigt, bis der Rollback durchgelaufen und das Recover vollzogen war. Bis die Reorganisation einer Datei, die 7-8 Millionen Datensätze enthält, abgeschlossen ist, vergehen selbst bei einem leistungsfähigen Datenbank- und Hardwaresystem, wie sie bei ‚Der Beck‘ im Einsatz sind, 16 bis 18 Stunden“.

Berechnung der Bestellvorgänge im Zeitraffer

Vor dem Wechsel zu Merlin/Marvin setzten die Erlanger bis 1995 auf ein eigenes System, das vor Ort in Erlangen programmiert worden war. Ratzel: „Zu dieser Zeit belieferte ‚Der Beck‘ 25 Filialen. Damit war das selbstprogrammierte System an seiner Leistungsgrenze angelangt“. 1995 kam der Wechsel auf das System eines Mitbewerbers. Dieses Client/Server-System auf Basis einer Paradox-Datenbank arbeitete mit Standardclients.

Mit dem weiteren Ausbau des Filialnetzes stieß aber auch die zweite Branchenlösung bald an ihre Grenzen. Bernd Ratzel: „Mit den MDE-Geräten bekommen die Filialen Bestellvorschläge zur Verfügung gestellt. Entscheidend für den praktischen Betrieb ist die Zeit, die das System zur Aufbereitung der Bestellvorgänge benötigt. Bei 30 Filialen vergingen mit dieser Applikation bereits 16 Stunden, ein Zeitraum, der den zeitkritischen Anforderungen eines Bäckereibetriebs nicht mehr gerecht wurde“.

Außerdem wollte der Betrieb weiter expandieren (heute gibt es 80 Filialen). Auch eine Unix-Architektur wäre nach Ansicht von Bernd Ratzel zwar schneller als das Ursprungssystem gewesen, aber immer noch zu langsam. Im Herbst 1995 lernten die IT-Verantwortlichen des Bäckereifilialisten auf der BÄKO-Fachmesse die Lösung von Goecom kennen. Entscheidend für den Umstieg auf Merlin war das Zeitverhalten gegenüber den Wettbewerbsprodukten. Außerdem war die Software flexibel genug, um sich den Anforderungen in Erlangen entsprechend anzupassen. Schnelligkeit, die Flexibilität von Goecom bei den geäußerten Änderungswünschen und deren effiziente Bearbeitung kamen hinzu. Seit Februar 1996 ist das Profil-Modul von Merlin bei ‚Der Beck‘ im Einsatz. Sämtliche Anforderungen im Bestellwesen, in der Filialabrechnung und der Warenwirtschaft sind mit Merlin abgedeckt. Zwischen fünf und zehn Mitarbeitern arbeiten mit der Branchensoftware von Goecom, sechs Mitarbeiter wurden intensiv für den Einsatz geschult.

Ratzel erläutert das Zeitverhalten der Lösung: „Das System muss ja abends rechtzeitig angestoßen werden, damit es am nächsten Tag läuft. Wir haben die Lösung so programmiert, dass das System die Aufbereitung der Bestellvorgänge in zwei Stunden abwickelt. Die Datenbank und das Client/Server-System tragen ihren Teil zur Geschwindigkeit bei“.

Für die tägliche Praxis bedeutet die schnelle Berechnung der Bestellvorschläge einen wertvollen Zeitgewinn. Hermann Dambach, Entwicklungsleiter bei Goecom: „Damit ist die Bestellplanung jetzt wirklich zeitnah. Das bedeutet, dass der Sachbearbeiter in der Zentrale jetzt noch in der Filiale anrufen kann, von der ihm kein Bestellvorschlag vorliegt, weil in der Filiale vergessen wurde, das Gerät auf Empfang zu schalten. Eine Minute später hat die Mitarbeiterin in der Filiale den Bestellvorschlag und kann ihn bearbeiten. Mit dem alten System dauerte der gleiche Vorgang eine halbe Stunde. Ein Mitarbeiter in der Zentrale war nur damit beschäftigt, die Datenaufbereitung zu betreuen. Wenn dann irgendeine Störung auftrat, war man nicht mehr in der Lage, die Daten bereitzustellen. Hier lag der entscheidende Grund für den Wechsel des Systems. Denn wenn ich am Markt auf zeitkritische Faktoren wie das Wetter oder wochentagsabhängige Verkaufsgewohnheiten reagieren will, kann ich nicht drei oder vier Tage vorher anfangen, die Bestellungen aufzubereiten. Ein K.O.-Kriterium“.

Neben der Geschwindigkeit spielte die Anpassungsfähigkeit der Applikation eine große Rolle. Ausgehend vom Standardsystem ist die Anwendung sehr stark auf die Vorstellungen des Kunden zugeschnitten. Ratzel: „Auch die Geschäftsphilosophie des Unternehmens wurde im neuen System abgebildet, etwa in bezug auf die Kontrolle der Filialen. Das wäre mit anderen Lösungen in der Form nicht möglich gewesen“.

Beim Erlanger Bäcker ist die EDV das Herzstück der Unternehmensexpansion

Der Erlanger Bäckereifilialist ‚Der Beck‘ zählt zu den expansivsten Unternehmen im Backgewerbe. 1978 startete Siegfried Beck mit einer Filiale im Zentrum von Erlangen, heute erwirtschaften 80 Filialen im Raum Erlangen/Fürth einen Umsatz von 55 Millionen Mark jährlich. Für Bernd Ratzel steht der Erfolg auf soliden Füßen: „Bei ‚Der Beck‘ ergänzen sich einige Faktoren: Zu einem guten Konzept kommen gute Produkte, eine sehr straffe Organisation und eine sehr effiziente Abwicklung. Diese setzt stark auf EDV-Unterstützung. Siegfried Beck ist der Bäcker mit der besten technischen Ausstattung unter unseren Kunden. Bei der Umsetzung technischer Notwendigkeiten können wir immer mit seiner Unterstützung rechnen“.

‚Der Beck‘ gehört zu den Top 100 der Bäckereibranche in Deutschland. Das Unternehmen hat den Branchenpreis ‚Marktkieker‘ gewonnen. Bereits drei mal hat ‚Der Beck‘ den Unternehmerpreis für das expansivste Unternehmen gewonnen. Gerade in den letzten beiden Jahren wurde die Expansion noch gewaltig ausgedehnt. Seit 1996 hat ‚Der Beck‘ die Zahl seiner Filialen von 40 auf 80 verdoppelt. Bernd Ratzel: „Solche Steigerungsraten sind nur mit einem leistungsfähigen EDV-System zu realisieren. Die alte Anwendung wäre damit völlig überfordert gewesen. Das jetzige System ist eine Komplettlösung: Die Warenwirtschaft ist integriert und auch der gesamte Einkauf wird damit gesteuert. Es ist nicht übertrieben, zu sagen, dass die Software ein Herzstück des Unternehmens ist. Von der Bestellabwicklung über die Buchhaltung, den Einkauf, die Kassenumsätze, alles fliesst in die Anwendung ein und geht von da wieder an die Filialen raus. Sechs bis acht Personen arbeiten in der Zentrale mit der Anwendung. Die Filiale vor Ort sieht nur das Ergebnis, hier stehen die Kassen und die MDE-Bestellgeräte, die die reibungslose Anbindung mit der Zentrale ermöglichen“.

In Erlangen sind sämtliche Module der Branchenlösung von Goecom im Einsatz. Die Module von Merlin/Marvin lassen sich in drei grosse Bereiche unterteilen: Die Fakturierung mit Lieferschein, Rechnung und Produktionsplanung, das Filialenmanagement und das Warenwirtschaftssystem.

Dabei sind je nach Anforderung des Kunden unterschiedliche Abstufungen möglich, die Lösung lässt sich genau auf den Bedarf abstimmen. Insgesamt stehen je nach Betriebsgröße bis zu 80 Bereiche zur Verfügung. Für kleinere Betriebe mit 15 bis 20 Filialen gibt es eine kleine Lösung, für Großbetriebe mit 50 bis 100 Filialen eine erweiterte grosse Lösung.

Entscheidung für CONZEPT 16

Bernd Ratzel entwickelt seit 1982/83 Software für die Bäckereibranche. Mit seinem Einstieg bei Goecom 1989 entwickelte sich Goecom zum Softwarespezialisten des Backgewerbes. Zum gleichen Zeitpunkt machte sich das Kronauer Systemhaus auf die Suche nach einer leistungsfähigen Programmentwicklungumgebung. Bereits 1987 hatte Bernd Ratzel das Programmentwicklungssystem CONZEPT 16 von vectorsoft kennengelernt. Die endgültige Entscheidung für das relationale Datenbanksystem des Heusenstammer Softwarehauses fiel 1988 mit der Version 2.3 des Programms. Seither hat Goecom alle Weiterentwicklungen von CONZEPT 16 mitgemacht. „Wir haben alle Aspekte der Produktentwicklung von CONZEPT 16 ausgenutzt: Von der Portabilität über die 32-Bit-Umgebung bis hin zur Umstellung auf Windows und Client/Server. Als einer der wenigen Anbieter von Lösungen für das Bäckereigewerbe auf dem deutschen Markt bieten wir unseren Kunden eine vollwertige 32-Bit-Windows-Client/Server-Version. Wir kennen kaum einen Mitbewerber, der ein Produkt auf dem Markt hat, das wirklich funktioniert“.

Markt für Bäckereisoftware boomt

In den letzten drei Jahren kommt ein sehr grosser Anteil der Goecom-Neukunden als Umsteiger von anderen Systemen. Ratzel über den Markt: „Heute hat jeder größere Bäckerei-Betrieb mit über zwei Millionen Mark Umsatz eine EDV. Wenn wir ihn als Kunden gewinnen wollen, müssen wir entweder besser oder billiger sein. Wir haben uns für das Bessere entschieden. Wir wollen besser und flexibler als die Mitbewerber sein und auch bei den Betriebssystemen den Anschluss behalten. Da verlassen wir uns ganz auf vectorsoft. Bisher hat es immer funktioniert“.

Ein wichtiges Kriterium ist nach Angaben der Kronauer Entwickler dabei die Fähigkeit, mit Hilfe von CONZEPT 16 die kundenspezifische Anpassung in einem für den Kunden akzeptablen Zeitraum umsetzen zu können.

Kundenspezifische Anpassung in dreieinhalb Monaten abgeschlossen

Der Installationsbeginn in Erlangen war im November 1997, am 1. März 1998 ging die Anwendung in Betrieb. Zu den notwendigen Anpassungen gehörten die Kopplungen zu Warenwirtschaftssystemen und MDE-Schnittstellen sowie die Integration der Versandsteuerungen in die Anwendung. Inklusive der letzten Anpassungen nahm die Installation bis zur Inbetriebnahme dreieinhalb Monate in Anspruch. Dennoch ist für Bernd Ratzel dieser Prozess noch nicht zu Ende: „Die Installation in einem solchen Betrieb ist nie wirklich abgeschlossen. Wir arbeiten ständig weiter an der kundenspezifischen Anpassung. Damit kommen wir aus dem Beta-Stadium eigentlich nie heraus“. Das liegt nach Ratzel nicht zuletzt am Kunden Siegfried Beck selbst. Der erfolgreiche Bäcker habe nun mal auch im EDV-Bereich den Hang dazu, sehr kreativ zu sein und wolle die Lösung möglichst gestern. Damit sei er seinen Wettbewerbern mit der Funktionalität der Anwendung immer zwei Monate voraus, weil seine Anforderungen eben höher seien. Ein Bäcker, der früh aufsteht, auch bei der Planung seiner EDV-Lösung.

www.goecom.de
www.derbeck.de